Analyse technique et fonctionnelle pour un ERP sur-mesure

Contexte

Avant l’intervention de Nubios, Centribel fonctionnait avec des processus dissociés, répartis entre plusieurs centres de tri. Chaque site gérait de manière indépendante les pesées, les bons d’entrée et sortie, ainsi que la facturation, ce qui pouvait entraîner des erreurs et des difficultés dans la communication interne. Les outils utilisés n’étaient pas interconnectés, ce qui compliquait la centralisation des informations et limitait la collaboration entre les équipes.

Les défis majeurs identifiés incluaient :

• Gestion fragmentée des données : Chaque centre de tri utilisait des outils locaux pour gérer les opérations, rendant la consolidation des informations difficile.
• Erreurs humaines répétées : La saisie manuelle des pesées et des bons pouvaient entraîner des erreurs et augmentaient la charge de travail administratif.
• Communication interne inefficace : L’absence de système centralisé limitait la fluidité des échanges d’informations entre les équipes, ce qui impactait la prise de décision et l’efficacité globale.

En vue de moderniser ses processus et d’accompagner son expansion, Centribel souhaitait simplifier le quotidien de ses collaborateurs tout en améliorant la performance opérationnelle de l’entreprise. L’analyse réalisée par Nubios visait donc à proposer une solution capable de centraliser les opérations tout en assurant une meilleure communication entre les équipes, sur tous les sites.

Besoins

Lors de l’analyse technique et fonctionnelle, Nubios a dégagé plusieurs besoins spécifiques qui freinaient la productivité de Centribel. Ces besoins reflètent les défis opérationnels rencontrés par l'entreprise dans son fonctionnement quotidien et sa communication interne.

1. Un système de gestion centralisé : Actuellement, les informations étaient éparpillées dans différents outils, chacun fonctionnant de manière indépendante. Les données des centres de tri (pesées, bons d'entrée/sortie, etc.) devaient être consolidées manuellement, rendant la gestion laborieuse et source d'erreurs. Centribel avait besoin d’un système unique pour centraliser et synchroniser ces informations en temps réel.
2. Réduction des erreurs humaines : Les processus manuels, tels que l’encodage des pesées ou la gestion des bons, exposaient régulièrement les équipes à des erreurs. Ce besoin d’automatisation s'est imposé pour fiabiliser les données et réduire les retouches administratives fréquentes.
3. Fluidification de la communication interne : Les collaborateurs peinaient à accéder aux données de manière fluide et centralisée, créant des décalages dans la prise de décision et le partage d’informations. Le besoin d’une meilleure circulation de l'information entre les centres de tri était crucial pour rendre les processus plus réactifs.
4. Conformité et traçabilité des données : Pour assurer le respect des régulations du secteur et garantir une traçabilité sans faille, Centribel avait besoin d’une traçabilité automatisée des opérations, des pesées jusqu'à la facturation.

Objectif

L’analyse réalisée par Nubios visait à structurer ces besoins sous la forme d’objectifs clairs, orientés vers des solutions concrètes et adaptées aux spécificités de Centribel. Ces objectifs vont au-delà des simples exigences opérationnelles pour orienter la stratégie à long terme de l’entreprise.

1. Optimiser l’efficacité opérationnelle : L’objectif principal était d'améliorer la productivité globale en réduisant le temps consacré à la gestion manuelle et aux corrections d’erreurs. L’automatisation des processus répétitifs, comme la saisie des pesées et l’établissement des bons, devait permettre à l’entreprise de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
2. Améliorer la visibilité et la transparence des données : En consolidant les informations issues de chaque centre de tri dans un système unique, Centribel pourrait avoir une vision en temps réel de ses opérations, facilitant ainsi la gestion des flux et la prise de décisions stratégiques.
3. Faciliter l’adoption par les équipes : Un autre objectif clé était de simplifier l’utilisation des outils numériques pour les collaborateurs. En facilitant l’accès aux données et en automatisant les processus lourds, l’ERP permettrait aux équipes de mieux communiquer, de gagner du temps, et d’augmenter leur productivité sans effort supplémentaire.
4. Préparer l’expansion future de l’entreprise : Enfin, il était essentiel de penser à l’évolutivité de la solution. Pour Centribel, l’objectif était de concevoir une architecture flexible capable de s’adapter à l’augmentation du volume de données et des flux d’opérations.

Processus existants

Avant l’analyse, Centribel gérait ses opérations avec des outils distincts, souvent indépendants les uns des autres :

• Un logiciel propriétaire pour la gestion des pesées : Chaque centre de tri utilisait ce logiciel pour gérer les boîtiers de pesage, mais les données devaient ensuite être transférées manuellement dans les systèmes comptables.
• Bons d’entrée et sortie gérés localement : Les bons étaient saisis et suivis indépendamment dans chaque site, ce qui entraînait des pertes de données ou des erreurs dans le suivi.
• Facturation et comptabilité : La facturation était gérée séparément, sans lien direct avec les opérations des centres, ce qui compliquait la consolidation des informations.

Processus imaginés après l’analyse

L’analyse de Nubios a permis de proposer des améliorations significatives via l’implémentation d’un système centralisé et automatisé :

• Centralisation des bons d’entrée/sortie et des pesées : Les boîtiers de pesage seraient directement connectés à un système ERP, automatisant ainsi la transmission des données et limitant les interventions humaines.
• Automatisation des flux administratifs : Les informations des bons seraient transmises automatiquement aux modules de facturation, réduisant ainsi la charge de travail manuel pour les équipes administratives.
• Collaboration en temps réel : Grâce à une interface unique, les collaborateurs pourraient accéder aux données des différents centres, améliorer leur communication et leur prise de décision.

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Résultat

L'analyse technique et fonctionnelle a permis de mettre en évidence que la mise en place d'un ERP sur-mesure semblait être une solution adaptée pour Centribel. Les processus spécifiques à l'entreprise, comme la gestion des pesées et des bons d’entrée et sortie, nécessitent une solution personnalisée, qui centralise les opérations et automatise les flux. Cette solution, encore à définir dans ses détails techniques, offrirait à Centribel une meilleure visibilité sur ses opérations, une réduction des erreurs humaines, et une plus grande fluidité dans la communication interne. L’analyse a ainsi ouvert la voie à un projet de transformation numérique qui, en se basant sur cette première étude, pourra être ajusté en fonction des besoins futurs et des ambitions de l'entreprise.